Почему ваша автоматизация всё ещё требует ручной работы

У вас есть система бронирования. Клиенты видят календарь, выбирают слот, даже оплачивают онлайн. Но каждое утро вы всё равно проверяете заявки, одобряете новых, передаёте ключи и считаете скидки вручную. Автоматизация есть, а рутины не стало меньше.

Где ломается автоматизация

Система бронирует, но не пускает

Клиент оплатил слот, получил подтверждение, пришёл к двери — а замок не открывается. Потому что система бронирования не знает, что у вас умный замок. Или знает, но вы назначаете коды вручную. В итоге каждое бронирование превращается в отдельную задачу: создать код, отправить его, убедиться, что клиент получил.

Боль: Вы не можете уехать в отпуск. Даже если бронирования идут автоматически, доступ всё равно нужно выдавать вручную.

Одобрение клиентов — это не про услуги

Большинство систем построены для оказания услуг: стрижка, массаж, консультация. Там клиент пришёл, получил услугу, ушёл. В аренде всё иначе: вы пускаете человека в своё помещение. Без знакомства это риск.

Нужна возможность одобрять новых арендаторов, как если бы вы добавляли их в список доверенных контактов. Но системы этого не умеют — они либо одобряют всех, либо требуют ручного подтверждения каждого бронирования.

Боль: Вы не можете отпустить процесс на самотёк, потому что не знаете, кто придёт в ваш кабинет.

Скидки, которые не влезают в шаблоны

Системы умеют скидки за длительность: «арендуй на месяц — получи 10%». Но в аренде кабинетов нужна гибкость:

• Скидка за несколько часов работы (не за услугу, а за время)
• Скидка за утренние или вечерние слоты
• Скидка за регулярность (каждую среду в 18:00)
• Комбинированные скидки (длительность + время)

Стандартные системы этого не учитывают. Они построены на фиксированных тарифах, а не на гибкой экономике аренды.

Боль: Вы теряете клиентов, потому что не можете предложить им выгодные условия. Или делаете это вручную, теряя время и рискуя ошибиться.

Оплата и возвраты — отдельная головная боль

Система принимает платежи, но не учитывает политику возвратов. Клиент перенёс встречу — что делать с оплатой? Вернуть полностью? Зачесть на следующий раз? Удержать комиссию?

В аренде кабинетов возвраты — это не просто «отменить услугу». Это пересчёт экономики, учёт занятости, работа с клиентским опытом. Большинство систем с этим не справляются.

Боль: Каждый перенос или отмена превращаются в ручную работу: пересчитать, вернуть деньги, обновить календарь, уведомить клиента.

Почему так происходит

Системы бронирования создавались для услуг, а не для аренды. В услугах всё просто: клиент пришёл, получил результат, ушёл. В аренде вы отдаёте пространство, и это требует:

• Контроля доступа (замки, коды, расписание)
• Личного знакомства (одобрение, правила, доверие)
• Гибкой экономики (скидки, возвраты, переносы)
• Интеграций (замки, платежи, уведомления)

Когда система не учитывает эти особенности, автоматизация превращается в полуавтоматизацию. Вы автоматизировали бронирование, но не доступ. Автоматизировали оплату, но не возвраты. Автоматизировали календарь, но не одобрение клиентов.

Что мы сделали по-другому

АрендаВместе изначально строился для аренды кабинетов. Мы столкнулись с теми же проблемами, что и вы: системы бронирования не умели работать с замками, одобрением клиентов и гибкими скидками. Поэтому мы создали решение, которое учитывает особенности аренды.

Замки и доступ — автоматически

Система создаёт персональные коды для каждого бронирования. Клиент оплатил — получил код. Пришёл — ввёл код, замок открылся. Никаких ручных действий.

Одобрение новых клиентов — как доверенные контакты

Новый арендатор подаёт заявку, вы знакомитесь, одобряете один раз — и дальше он бронирует без вашего участия. Система помнит, кто одобрен, а кто нет.

Гибкие скидки — под любую логику

Скидка за несколько часов? За утренние слоты? За регулярность? Комбинированные условия? Всё это настраивается в системе, а не считается в Excel.

Возвраты и переносы — по правилам

Клиент перенёс встречу — система автоматически пересчитывает оплату по вашим правилам. Вернуть полностью, зачесть на следующий раз, удержать комиссию — всё работает автоматически.

Результат

Мы с супругой уехали в отпуск. Система работала сама: клиенты бронировали, оплачивали, получали коды, приходили. Мы только получали уведомления о поступлении денег. Было пару звонков от новых клиентов — мы познакомились, одобрили, и дальше они работали сами. Люди сами бронируют, сами переносят, сами приходят.

Автоматизация должна работать полностью, а не наполовину. Если вы всё ещё передаёте ключи, одобряете каждое бронирование и считаете скидки вручную — ваша система не для аренды.

Как появился АрендаВместе

Меня зовут Леонид, я разработчик. Всё началось с того, что я решил помочь моей супруге и её подруге открыть центр для проведения практик. Они нашли маленький офис, но в нём не помещались. Большой офис они полностью отбить не могли — слишком дорого для старта.

Тогда возникла мысль о субаренде: сдавать кабинет в свободное время, чтобы окупить аренду. Я взялся за автоматизацию чисто ради удовольствия — интересно было решить техническую задачу. Но когда система заработала, стало понятно: продукт понравился нашим клиентам, понравился нам, и я уверен, что он понравится и окупит себя для вас.

Мы прошли через все те проблемы, о которых я писал выше: системы бронирования не умели работать с замками, одобрением клиентов, гибкими скидками. Поэтому мы создали АрендаВместе — систему, которая учитывает особенности аренды кабинетов.

Хватит работать вручную

Если вы устали передавать ключи, одобрять каждое бронирование и считать скидки в Excel — подключите свой офис или кабинет к АрендаВместе. Вы можете начать принимать бронирования и платежи уже сейчас. Умный замок или умную ключницу можно добавить позже — система работает и без них.

Присоединяйтесь к Telegram каналу — там другие статьи и инструкции. Там можно оставить комментарий и задать вопрос.